Verwaltungsrauschen
Dieser Text gehört nicht zu den Ratgebern hier. Er beantwortet keine Beschwerdefrage und richtet sich nicht an Patientinnen und Patienten, sondern an Kolleginnen und Kollegen. Er handelt von einer Software, die ich selbst gebaut habe und mit der ich Geld verdienen möchte – das sollten Sie wissen, bevor Sie weiterlesen. Ich habe versucht, ihn so zu schreiben, dass er auch dann etwas taugt, wenn Sie diese Software nie benutzen.
Ein Termin entstand bei mir früher an drei Orten. Gebucht wurde er in eTermin. Sichtbar wurde er im Google-Kalender. Die Rechnung dazu schrieb ich später in Billfox. Zwischen diesen drei Orten lag jedes Mal ich.
Keines dieser Programme war schlecht. Jedes tat ordentlich, wofür es gemacht war. Das Problem lag nie in den Programmen, sondern in den Nähten dazwischen – in den Zwischenschritten, die niemand vorgesehen hat, weil sie in keinem Funktionsumfang auftauchen. Ein Name, den ich zum zweiten Mal tippe. Ein Datum, das ich von einem Fenster ins andere trage. Eine Zahl, die an zwei Stellen stimmen muss und deshalb an zwei Stellen falsch sein kann.
Und dann gibt es eine Sorte Lücke in der Dokumentation, die nichts mit Nachlässigkeit zu tun hat. Sie entsteht, wenn der nächste Patient schon da ist. Man nimmt sich vor, es abends nachzutragen, und abends ist der Tag anders gewesen als gedacht. Diese Lücken sind kein Charakterfehler. Sie sind ein Konstruktionsfehler im Ablauf.
„Das kann ich auch"
Ich hatte vorher schon hobbymäßig programmiert, kleinere Softwareprojekte gebaut, und irgendwann kam der Satz, mit dem viele schlechte Ideen anfangen: Das kann ich auch.
Die Anmaßung darin ist mir bewusst. Es gibt Firmen, die seit Jahrzehnten Praxissoftware bauen und das handwerklich besser können als ich. Was ich ihnen voraushabe, ist keine technische Fähigkeit. Es ist, dass ich weiß, wie sich ein Behandlungstag anfühlt. Ich weiß, an welcher Stelle ein Klick zu viel ist, weil ich in diesem Moment nicht am Bildschirm stehen will, sondern jemandem die Hand geben. Diese Art von Wissen bekommt man nicht durch Anforderungsanalysen. Man bekommt sie, indem man einen Dienstag hinter sich bringt.
Ich habe mich mit vollem Elan hineingesteigert und über Monate durchgearbeitet. Am längsten gedauert hat nicht das, was man sieht, sondern das, was darunter liegt: die datenschutzrechtlichen Anforderungen. Verschlüsselung, Protokollierung, Löschkonzepte, Auftragsverarbeitung. Das ist der Teil, den niemand vorführt und an dem sich entscheidet, ob man so etwas verantworten kann.
Was ein Tag jetzt ist
Die Kette läuft heute so: Der Termin wird online gebucht, bestätigt und erinnert, ohne dass ich etwas tue. Der Behandlungsvertrag ist digital unterschrieben und der Patientenbogen ausgefüllt, bevor der Mensch die Praxis betritt. Ich lese vor dem Termin nicht mehr, was ich noch besorgen muss, sondern nur noch, worum es geht.
Während des Gesprächs diktiere ich. Die freien Anamnesefelder füllen sich, während wir uns unterhalten, und bleiben danach ganz normal bearbeitbar – nichts ist in Stein, alles lässt sich überschreiben.
In der Akte liegt eine Körperkarte. Ich tippe die Region an, um die es geht, und bekomme dazu eine kuratierte Auswahl aus einem Praxiskatalog, jeder Eintrag mit der ICD-10-Zuordnung, die später auf der Rechnung gebraucht wird. Das ist ausdrücklich kein Diagnosevorschlag – die Software weiß nicht, was der Mensch hat, und soll es auch nicht wissen. Sie sortiert nur weg, was für diese Region ohnehin nicht infrage kommt, damit ich nicht durch einen Katalog scrolle, während jemand wartet.
Rechnung und Zahlung laufen noch während des Termins, mit den Ziffern der GebüH und der umsatzsteuerlichen Aufteilung, die dazugehört. Alle zwei Wochen lade ich einen Kontoauszug hoch, der automatisch abgeglichen wird, und schicke auf einen Knopfdruck die Zahlungserinnerungen raus, die dann noch offen sind. Was am Jahresende zum Steuerberater geht, ist ein DATEV-Buchungsstapel und ein Kassenbuch mit lückenlosen Nummern und Storno-Prinzip statt eines Ordners, den jemand abtippen muss.
Damit bleibt praktisch keine Nachbearbeitungszeit übrig. Arbeitszeit ist Zeit am Patienten. Freizeit ist Freizeit.
Wer nicht allein arbeitet: Rollen, Räume, Kalenderspuren und mehrere Standorte sind vorgesehen. Ich selbst brauche das kaum, gebaut ist es trotzdem, weil die wenigsten Praxen so klein bleiben wollen, wie sie angefangen haben.
Was sich im Behandlungsraum ändert
Das ist der Teil, den ich vorher nicht auf dem Zettel hatte, und der mir inzwischen der wichtigste ist.
Verwaltung verschwindet nämlich nicht, wenn man den Raum betritt. Sie läuft im Hintergrund weiter – als leise Liste dessen, was man später noch machen muss, als Rest an Aufmerksamkeit, der nicht bei dem Menschen auf der Liege ist. Ich nenne das für mich Verwaltungsrauschen. Man merkt es nicht, solange es da ist. Man merkt es, wenn es aufhört.
Ich höre besser zu. Ich bin ruhiger, weil ich zu jedem Folgetermin jederzeit alles einsehen kann und nichts im Kopf behalten muss. Ich bin präsenter. Und ich kann mich auf das konzentrieren, was mir an dieser Arbeit tatsächlich wichtig ist.
Das klingt nach einer Erzählung, die man sich über das eigene Produkt gern zurechtlegt. Ich habe eine Weile geprüft, ob ich sie mir einrede. Ich glaube sie immer noch.
Wo es unbequem wird
Wer Software für Gesundheitsdaten baut, muss die unangenehmen Stellen selbst benennen, sonst ist der Rest nichts wert.
Die Daten liegen auf einem Server in Frankfurt am Main. Sensible Felder sind einzeln verschlüsselt (AES-256-GCM), Zugriffe werden manipulationsgeschützt protokolliert, Sicherungen laufen täglich und werden auf Wiederherstellbarkeit getestet. Auf Kundendaten wird vertraglich kein KI-Modell trainiert. Tracking- oder Marketing-Cookies gibt es nicht.
Die Strukturierung der Anamnese läuft über Azure OpenAI in der EU – bewusst ohne Rückfall auf US-Server. Bevor Daten dorthin gehen, werden sie pseudonymisiert: statt Klarname und Geburtsdatum nur Initialen und Altersband.
Und jetzt die Stelle, die ich nicht schönreden will: Die Transkription des Diktats läuft derzeit über einen Anbieter in den USA (Groq), abgesichert über Standardvertragsklauseln und Zero Data Retention. Die Pseudonymisierung, die ich oben beschrieben habe, greift dort nicht – ein Diktat kann naturgemäß Gesundheits- und Identitätsdaten enthalten, weil ich beim Sprechen keine Initialen sage. Ich arbeite daran, diesen Schritt in die EU zu holen. Bis dahin gehört er offen benannt, und wer damit nicht arbeiten möchte, soll das vorher wissen und nicht hinterher.
Ein Letztes: Die KI unterstützt die Dokumentation. Sie stellt keine Diagnose und trifft keine Behandlungsentscheidung. Die fachliche Verantwortung bleibt vollständig in der Praxis, und alles Erzeugte bleibt editierbar.
Wofür es nicht gedacht ist
Nicht für Ärztinnen und Ärzte, die nach GOÄ abrechnen. Dafür ist es schlicht nicht gebaut.
Gedacht ist es für Osteopathinnen und Osteopathen sowie Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker – die Ziffern der GebüH sind hinterlegt. Das ist übrigens kein Alleinstellungsmerkmal; das können mehrere Anbieter seit Jahren. Der Unterschied liegt woanders, nämlich in den Nähten, von denen oben die Rede war.
Open Beta
Lucar ist bis einschließlich 30. September 2026 kostenlos nutzbar, ohne Kreditkarte. Der reguläre Start ist für den 1. Oktober geplant; danach liegen die Tarife zwischen 59 und 159 Euro im Monat, jeweils mit vollem Funktionsumfang – ich halte nichts davon, Funktionen hinter Stufen zu verstecken.
Ich benutze Lucar täglich in meiner eigenen Praxis, und inzwischen arbeiten weitere Praxen damit. Das hat schon jetzt mehr verändert als alles, was ich mir am Schreibtisch ausgedacht habe. Jeder fremde Arbeitsablauf, den ich zu sehen bekomme, findet zuverlässig eine Annahme, die nur für mich galt und die ich für allgemeingültig gehalten habe. Das ist unangenehm und mit Abstand das Wertvollste an dieser Phase.
Genau deshalb suche ich mehr davon. Rückmeldungen aus Praxen, die anders laufen als meine, gehen direkt in die laufende Entwicklung – nicht in eine Liste für später.
Falls Sie zögern, weil Sie schon einmal in einem System festgesessen haben: Ihre Daten lassen sich als CSV und PDF exportieren, dazu der DATEV-Stapel; nach einem Vertragsende bleiben 30 Tage Zeit dafür. Ausprobieren kostet Sie eine Einrichtung, keine Bindung.
Wenn Sie es sich ansehen möchten: lucar.app
Der Name
Lucar kommt von lux – Licht, Laterne. Von care, daher das c. Und von lugar, dem spanischen Wort für Ort.
Ein heller, klarer Ort für die Zuwendung am Menschen. So ungefähr war die Idee, und sie ist dieselbe geblieben: Das Aufgeräumte ist nicht der Zweck. Es ist das, was Platz macht für den Teil, um den es eigentlich geht.
Ob die Software das einlöst, entscheidet sich nicht am Namen. Es entscheidet sich in den Wochen, in denen jemand damit arbeitet.
